Unterwegs mit Event Managerin Deborah
Willkommen in der Event-Welt von CTS! Mein Name ist Deborah Dauwalder und ich arbeite hier im fünfköpfigen Event-Team. Wenn ich meine Arbeit betrachte, fällt mir immer wieder auf, wie vielfältig und spannend die Eventorganisation ist. Kein Tag gleicht dem anderen, und jeder Event bringt seine eigenen Herausforderungen mit sich. Ein Paradebeispiel dafür, wie ein Event von der Idee bis zur Durchführung geplant wird, sind die Christmas Sessions – eine Veranstaltungsreihe, die nicht nur das Publikum begeistert, sondern auch uns als Event-Team immer wieder auf Trab hält.
Vielen Dank an die Christmas Sessions
Wir danken der Session Entertainment GmbH, dem Veranstalter der Christmas Sessions, und insbesondere dem Produktionsleiter Daniel Greber, für die Erlaubnis, die Vorbereitungen sowie den Event 2024 videotechnisch dokumentieren zu dürfen.
Der Startschuss zum Event
Die Planung für die Christmas Sessions beginnt bereits zwei Jahre im Voraus. Ein frühzeitiger Start ist entscheidend, besonders bei grossen Events. Die ersten Schritte umfassen die Reservation der Räumlichkeiten und die Festlegung grundlegender Parameter wie die Anzahl der Konzerte und den groben Zeitplan. Die Christmas Sessions fanden in diesem Jahr zum 7. Mal bei uns in Biel statt. Dank der langjährigen Erfahrung des Veranstalters und unseres Teams entfällt inzwischen ein Teil des Aufwands, der im Normalfall viel Zeit beanspruchen würde. So zum Beispiel bei der Erstellung der Saalpläne, die bei diesem Event bereits vorhanden sind.
Dieses frühe Vorgehen ähnelt dem Ablauf bei vielen anderen Events, die wir bei CTS organisieren. Oft beginnt alles mit einer Anfrage per E-Mail, Telefon oder über das Kontaktformular auf unserer Website. Wir klären grundlegende Fragen: Wie gross wird der Event? Welche technische Infrastruktur wird benötigt? Dabei versuchen wir, schon möglichst konkrete Informationen zu erhalten, um spätere Engpässe zu vermeiden. Ebenfalls können wir dann dem Kunden die passenden Räumlichkeiten vorschlagen, im Kongresshaus, der Tissot Arena, im Strandbad oder im Volkshaus hier in Biel. Unsere Lokale sind sehr vielfältig in Grösse und möglicher Ausstattung. Den Kunden individuell zu beraten, bereitet mir grosse Freude. Die persönliche Betreuung ist auch das A und O in unserem Job.
Der Feinschliff – Sechs Monate bis zwei Wochen vorher
Sechs Monate vor den Christmas Sessions nimmt die Planung Fahrt auf. Der Ticketvorverkauf startet und wir erhalten nach und nach wichtige Informationen und Details des Veranstalters. Sicherheitskonzepte, Veranstaltungsbewilligungen etc. werden vom Veranstalter eingeholt, sind aber für uns ebenfalls relevant. Ebenfalls stehen die technischen Bühnenanweisungen, Stage Rider in der Event-Sprache, im Fokus. Parallel dazu setzen wir den Veranstaltungsvertrag auf und stimmen uns eng mit allen Beteiligten ab.
Diese Phase ist typisch für viele Events. Oft entstehen hier die ersten Saalpläne und Detailplanungen. Meist kommen die Kunden im Voraus zu einer Besichtigung zu uns. Das erleichtert es uns, die Vorbereitungen möglichst genau an ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen. Dadurch gibt es gegen Ende auch weniger Änderungswünsche. Ich erinnere mich noch an meinen ersten eigenständig betreuten Event, bei dem ich genau diesen Prozess hautnah erlebt habe. Der Erfolg dieses Events und das positive Feedback des Kunden haben mir gezeigt, wie wichtig diese intensive Vorarbeit ist.
Die heisse Phase vor dem Event
In den letzten beiden Wochen vor den Christmas Sessions spürt man die Spannung in der Luft. Der Aufbauplan des Veranstalters wird finalisiert, und wir organisieren interne Meetings, um letzte Details zu besprechen. Dabei stimmen wir uns vor allem mit dem Hausdienst und dem Catering ab. Der Konzertsaal wird vorbereitet, Plakate angebracht und notwendige Genehmigungen wie Parkbewilligungen für Tourneebusse oder Camions eingeholt.
Diese hektische Phase ist bei jedem Event anders, aber sie hat etwas Magisches. Es gibt kurzfristige Sonderwünsche, Änderungen bei der Bestuhlung oder Anpassungen an der Technik. Es ist eine Zeit, in der Flexibilität und schnelles Handeln gefragt sind. Obwohl es manchmal stressig wird, lösen wir im Team jede Herausforderung, um den Kunden zufriedenzustellen. Ich schätze es sehr, dass wir uns im Event-Team blind vertrauen können: Egal, ob ich Unterstützung von der Event-Leitung, den beiden Projektleitern oder meiner Eventmanagement-Kollegin brauche – wir sind immer füreinander da, wie eine kleine Familie.
Während des Events
Während der Christmas Sessions ist ein Teil des CTS-Event-Teams ständig vor Ort. Das ist auch bei anderen Events so. Der Einsatzleiter ist Hauptansprechpartner für alle Anliegen, ob es um Troubleshooting oder kurzfristige Änderungen geht. Regelmässige Abstimmungen mit dem Veranstalter und Briefings unseres Personals sorgen dafür, dass alles reibungslos abläuft. Besonders schätze ich den Moment, wenn sich all die harte Arbeit auszahlt und ich sehe, wie die Gäste die Veranstaltung geniessen und der Veranstalter zufrieden wirkt.
Diese Momente erinnern mich immer daran, warum ich diesen Job so liebe: Es ist kein 08/15-Bürojob. Es gibt ruhige und stressige Phasen, aber vor allem gibt es diese Augenblicke, in denen ich stolz auf das Erreichte sein kann.
Aufräumen und Debriefing nach dem Event
Nach der letzten Show beginnen die Abbauarbeiten oft direkt, weil die Tournee-Produktionen gleich weiter zum nächsten Konzert fahren oder die Event-Technik an einem anderen Ort benötigt wird. Der Saal wird aufgeräumt, und wir treffen uns zum Debriefing – sowohl mit dem Kunden als auch intern im Team. Hier reflektieren wir, was gut gelaufen ist und was wir beim nächsten Mal verbessern können.
Zum Schluss folgt die finale Abrechnung: Es ist ein umfangreicher Prozess, aber er gibt uns auch die Möglichkeit, den Event abzuschliessen und die Vorfreude auf das nächste Projekt zu wecken.
Die besondere Magie der Christmas Sessions
Die Christmas Sessions sind für mich ein echtes Highlight. Während ich 2023 noch nicht direkt beteiligt war, war ich 2024 aktiv in die Organisation eingebunden und übernahm eigene Verantwortung. Für mich ist es faszinierend, zu sehen, wie sich ein wiederkehrender Event weiterentwickelt. Besonders stolz bin ich, wenn Erstkunden für weitere Events wieder auf uns zukommen. Das bestätigt, dass wir bei CTS nicht nur Events organisieren, sondern Erlebnisse schaffen, die in Erinnerung bleiben.
Natürlich läuft nicht immer alles wie geplant, und manchmal wird es kurzfristig hektisch. Wenn während eines von mir vorbereiteten Events etwas schiefläuft und ich nicht persönlich vor Ort bin, habe ich ein schlechtes Gewissen. In solchen Fällen muss ein anderes Teammitglied die Herausforderung bewältigen, und ich kann dabei nicht helfen. Das gehört jedoch zum Event-Business, und im Team finden wir immer eine Lösung, damit der Kunde zufrieden ist.
In unserer Event-Welt gibt es viele bewegende Momente, aber auch Herausforderungen. Diese Mischung macht die Arbeit bei CTS so einzigartig. Egal, ob Christmas Sessions oder ein anderer Event – jedes Projekt ist eine neue Reise, und ich freue mich darauf, noch viele weitere zu begleiten.
