Conditions générales Events CTS – Congrès, Tourisme et Sport SA
Le présent document règle les conditions générales de location de salles de la CTS – Congrès, Tourisme et Sport SA (CTS) pour les objets Tissot Arena Bienne, Palais des Congrès Bienne, Maison du Peuple Bienne, Plage de Bienne et Place du Casino Bienne envers l’organisateur.
1. Conclusion du contrat
La CTS, dont le siège se trouve à la rue Centrale 60, 2502 Biel-Bienne, est la société d’exploitation de la Tissot Arena, du Palais des Congrès de Bienne, de la Maison du Peuple de Bienne, de la Plage de Bienne et de la Place du Casino de Bienne.
L’utilisation temporaire des locaux et des surfaces de la CTS demande un contrat de manifestation écrit entre la CTS et l’organisateur. Une confirmation de réservation et/ou une réservation ne sont pas considérées comme un contrat de manifestation. La sous-location ou la location ultérieure des surfaces et des locaux loués nécessitent l’accord écrit préalable de la CTS.
Si les dispositions du contrat de manifestation diffèrent de celles des présentes CG, ce sont les dispositions du contrat de manifestation qui s’appliquent. Les présentes CG font dans tous les cas partie intégrante du contrat de manifestation.
2. Durée d’utilisation
La CTS met à la disposition de l’organisateur les locaux et les surfaces énumérés de manière définitive dans le contrat de manifestation pour la réalisation de la manifestation décrite dans le contrat de manifestation en vue d’une location à durée déterminée.
Tout dépassement de la durée d’utilisation convenue nécessite l’accord écrit préalable de la CTS. L’organisateur supporte tous les frais liés à un dépassement.
En cas de non-respect de la durée d’utilisation convenue dans le contrat de manifestation, l’organisateur reste débiteur de la totalité du montant fixé dans le contrat.
La signature d’un contrat de manifestation ne donne pas naissance à un bail à durée indéterminée, même si les parties poursuivent tacitement la relation contractuelle. Le droit d’utiliser les locaux et les surfaces n’est notamment pas un contrat de durée au sens du droit du bail (art. 253 et suivants CO). L’organisateur dispose uniquement, aux dates convenues, conformément au contrat de manifestation, d’un droit d’utilisation temporaire et limité des locaux et surfaces définis.
3. Conditions de paiement
Le montant des frais d’utilisation et de location ainsi que les éventuelles prestations supplémentaires de la CTS sont réglés dans le contrat d’organisation et dans un éventuel calcul détaillé. La CTS est dans tous les cas en droit d’exiger un acompte ou un paiement anticipé. Si la CTS ne fait pas usage du droit susmentionné, un délai de paiement de 30 jours après facturation est applicable. La CTS est en droit d’exiger une caution d’un montant maximal de 10’000 CHF à titre de garantie pour les frais de remise en état.
4. Annulation
Au Palais des Congrès, à la Maison du Peuple et sur la Place du Casino
En cas d’annulation, les frais d’annulation suivants sont dus:
- Sans frais jusqu’à 91 jours avant le début de la location
- 50 % des frais de location en cas d’annulation de 61 à 90 jours avant le début de la location
- 80 % des frais de location en cas d’annulation de 31 à 60 jours avant le début de la location
- 100 % des frais de location en cas d’annulation de 0 à 30 jours avant le début de la location
Dans la Tissot Arena et à la plage
En cas d’annulation, les frais d’annulation suivants sont dus:
- Sans frais jusqu’à 181 avant le début de la location
- 50 % des frais de location en cas d’annulation de 121 à 180 jours avant le début de la location
- 80 % des frais de location en cas d’annulation de 31 à 120 jours avant le début de la location
- 100 % des frais de location en cas d’annulation de 0 à 30 jours avant le début de la location
Si, après une annulation, un nouvel organisateur est trouvé pour le même volume et la même durée d’événement, les frais d’annulation sont réduits à 20%.
Si une annulation génère des frais pour des prestations de tiers qui ont été réservées par l’intermédiaire de la CTS, ceux-ci sont dus à 100% par l’organisateur. Toutes les prestations déjà fournies par la CTS et les dépenses qui y sont liées sont dues intégralement par l’organisateur.
5. Prise en charge et retour de l’objet du contrat
Tous les locaux et surfaces loués ainsi que les équipements et installations qui s’y trouvent doivent être remis à la CTS dans l’état où ils ont été pris en charge. Lors de la prise en charge de l’objet du contrat avant la manifestation, l’organisateur doit immédiatement signaler par écrit à la CTS tous les défauts éventuels.
L’utilisation de matériel qui ne peut pas être enlevé sans résistance est interdite dans tous les locaux et sur toutes les surfaces. Les frais d’enlèvement complet des éventuels résidus sont à la charge de l’organisateur. La CTS est en droit de facturer à l’organisateur, en plus du loyer, les travaux de nettoyage qui dépassent le cadre habituel – selon la liste de prix, paragraphe nettoyage. L’organisateur ou ses partenaires sont responsables de l’élimination du matériel qu’ils ont apporté. Le matériel laissé sur place sera éliminé par la CTS et les frais d’élimination seront payés par l’organisateur au tarif en vigueur sur le marché.
Les dommages à l’objet du contrat sont signalés par l’organisateur ou la CTS dans un délai d’une semaine après la fin de la manifestation. La CTS répare elle-même les défauts dans la mesure du possible ou les fait réparer par ses fournisseurs contractuels. Les frais correspondants sont à la charge de l’organisateur. Les mesures de construction ou d’adaptation de l’infrastructure requièrent l’accord écrit préalable de la CTS. Les éventuelles autorisations administratives correspondantes doivent être obtenues directement par l’organisateur, en respectant un délai de 10 semaines.
6. Restauration / gastronomie
Tous les aliments et boissons consommés dans les locaux et surfaces loués doivent être achetés auprès du partenaire de restauration de l’établissement. Les exceptions doivent être approuvées au préalable par écrit par la CTS et le partenaire de restauration.
Dans le cas d’une telle autorisation, les responsabilités changent. Si la responsabilité de la restauration est assumée par une autre personne pour une manifestation spéciale, celle-ci doit déposer au moins 14 jours à l’avance une demande d’autorisation de restauration auprès de la police du commerce. L’organisateur externe de la fête doit être rendu attentif au concept existant et aux conditions de cette autorisation. Les frais sont à la charge de l’organisateur.
Partenaires gastronomiques exclusifs
- Tissot Arena: HC Bienne Gastro SA, Boulevard des Sports 18, 2504 Biel-Bienne
Tel. +41 32 530 94 94, gastro@tissotarena.ch - Palais des congrès: Eldora SA, Zentralstrasse 60, Case postale349, 2502 Biel-Bienne
Tel. +41 32 329 19 60, kongresshaus@eldora.ch - Maison du peuple: Restaurant Brasserie Rotonde, Rue de la Gare 11, 2502 Biel-Bienne
Tel. +41 32 323 342 33, rotonde@stadthausag.ch
Une réglementation particulière, selon des exceptions saisonnières, s’applique au partenaire restaurateur:
- Plage de Bienne: Deluxe Street Food GmbH, Hauptstrasse 185, 2552 Orpund
Tel. +41 79 886 38 57, info@deluxestreetfood.ch
7. Services techniques / technique événementielle
Pour des raisons de qualité et de sécurité, l’attribution de tous les services techniques nécessaires dans les locaux et surfaces loués doit être évaluée en concertation avec la CTS. Les raccordements à l’électricité, à l’eau, au gaz et autres installations techniques doivent impérativement être achetés auprès de la CTS. Les installations supplémentaires de raccordements d’eau et d’énergie, ainsi que la consommation qui en découle, sont facturées à l’organisateur en fonction des dépenses.
La CTS se réserve le droit de désigner à tout moment des prestations de service qui doivent impérativement être achetées auprès de la CTS ou de ses partenaires contractuels. Si une prestation, en particulier la technique d’organisation, n’est pas fournie par un partenaire contractuel de la CTS, l’organisateur doit à la CTS une indemnité de 10% du volume total de chaque commande. Ce montant doit être indiqué de manière transparente.
Partenaire technique pour la technique événementielle de tous les objets:
- Dorier Group/Bern Office, Burrirain 56, 2575 Täuffelen
8. Merchandising
Le droit de vendre des articles dans le périmètre des locaux et des surfaces mentionnés dans le contrat de manifestation appartient à la CTS. Si l’organisateur prévoit de vendre des marchandises, il doit soumettre un concept à la CTS au plus tard huit semaines avant le début de la manifestation.
La remise de gadgets, d’articles publicitaires et de matériel d’information doit être discutée au préalable avec la CTS et approuvée par celle-ci. Si une telle remise entraîne des frais supplémentaires (en particulier le nettoyage, l’élimination des déchets, etc.), ceux-ci seront facturés à l’organisateur.
9. Autorisation, droits d’auteur, impôt à la source
L’organisateur doit se procurer lui-même et à ses frais toutes les autorisations cantonales ou municipales nécessaires (tombola, loto, expositions commerciales, etc.). Des renseignements à ce sujet peuvent être obtenus auprès de la Police du commerce de Bienne.
L’organisateur est tenu de respecter les prescriptions de SUISA en matière de droits d’auteur lors de représentations musicales de tout genre, telles que concerts, spectacles de danse, soirées de divertissement, etc. Des informations à ce sujet peuvent être obtenues sous www.suisa.ch.
Les artistes étrangers font le décompte de l’impôt à la source directement avec l’administration fiscale de Biel/Bienne (0848 844 411).
10. Service de sécurité
La CTS décide, en concertation avec l’organisateur, du service de sécurité nécessaire. Les frais occasionnés sont à la charge de l’organisateur.
Partenaire de sécurité de tous les objets:
- bdg Sicherheitsdienst AG, Salzhausstrasse 5, 2503 Biel, 032 396 32 04
11. Protection contre l’incendie
L’organisateur est tenu de prendre en compte les mesures organisationnelles visant à respecter les obligations applicables en matière de sécurité incendie. L’ensemble du mobilier et du matériel de décoration doit être composé de matériaux difficilement inflammables. La police du feu locale est autorisée à vérifier cela avant la manifestation et à ordonner éventuellement des adaptations / mesures à court terme.
Les voies d’évacuation et les dispositifs d’extinction doivent toujours être bien visibles et librement accessibles. Le propriétaire du bâtiment est responsable des mesures architecturales et techniques visant à respecter les exigences en matière de protection contre les incendies. Il est absolument interdit de fumer dans l’ensemble du bâtiment.
12. Responsabilité
L’organisateur est responsable des dommages causés aux locaux et surfaces loués ainsi qu’aux installations et équipements, que le dommage ait été causé par l’organisateur ou par les visiteurs. La CTS n’est pas responsable des dommages et/ou des pertes d’objets apportés par l’organisateur dans les locaux loués et/ou sur les installations de congrès et de loisirs. De même, la CTS n’est pas responsable des frais engagés ou à engager en raison de l’impossibilité d’organiser la manifestation en raison de dommages naturels ou de force majeure.
Dans certains cas, la CTS se réserve le droit d’exiger de l’organisateur une assurance responsabilité civile.
La CTS et son personnel déclinent, dans la mesure où la loi le permet, toute responsabilité en cas de dommages résultant d’un accident, d’une blessure, d’une maladie ou d’une incompatibilité médicale. L’organisateur et les visiteurs utilisent l’infrastructure disponible à leurs propres risques et sous leur propre responsabilité. La CTS et son personnel déclinent en outre toute responsabilité en cas de perte, de vol ou d’endommagement d’effets personnels.
13. Divers
L’organisateur doit prendre contact avec la CTS au plus tard 4 semaines avant la manifestation afin de définir les plans d’exposition et de disposition des chaises, de commander les prestations annexes souhaitées et de coordonner le déroulement temporel.
Les conditions particulières / listes de prix font partie intégrante des présentes CG.
14. Dispositions supplémentaires
Si l’acheteur n’est pas en même temps l’organisateur, il est solidairement responsable avec l’organisateur en tant que débiteur solidaire. La CTS se réserve à tout moment le droit d’accès libre aux locaux et surfaces loués pour ses organes et collaborateurs. En particulier, les membres du conseil d’administration ainsi que la direction de la CTS ont libre accès à chaque manifestation sur présentation de leur carte d’identité.
S’il faut s’attendre à ce qu’une manifestation entraîne des dommages matériels ou corporels, des incendies ou d’autres problèmes graves, ou si le contenu d’une manifestation n’est pas compatible avec les valeurs fondamentales de la CTS et de la ville de Bienne, la CTS se réserve le droit de résilier le contrat de manifestation à tout moment et sans frais pour la CTS. Dans ce cas, l’organisateur doit à la CTS des frais d’annulation conformément au chiffre 4 des présentes CG.
Après la fin du contrat de manifestation, l’organisateur perd immédiatement tous les droits d’utilisation de l’objet du contrat. Ce règlement n’est pas exhaustif et peut être adapté à tout moment en fonction des circonstances ou d’événements particuliers.
15. Juridiction compétente et droit applicable
Pour tous les litiges en rapport avec le contrat de manifestation et l’utilisation des locaux et surfaces concernés, le for exclusif est au siège de la CTS- Congrès, Tourisme et Sport SA.
La relation juridique entre la CTS et les organisateurs et/ou les visiteurs de l’événement est régie par le droit suisse, à l’exclusion des règles de conflit de lois et de la Convention de Vienne sur les contrats de vente internationale de marchandises.
Bienne, le 01 avril 2023
