Le quotidien de Deborah, Manager d’evénements
Bienvenue dans l’univers des événements de la CTS! Je m’appelle Deborah Dauwalder et je travaille dans l’équipe de gestion des événements de la CTS, qui est composée de cinq personnes. Si je réfléchis à mon travail, je suis toujours frappée de constater combien l’organisation d’événements est une activité variée et passionnante. Aucun jour ne se ressemble et chaque événement apporte son lot de défis. Les Christmas Sessions représentent un exemple d’école de la manière dont un événement est planifié, depuis l’idée d’origine à sa réalisation: non seulement cette série de manifestations passionne le public, mais elle tient aussi notre équipe de gestion des événements en haleine.
Merci aux Christmas Sessions
Nous remercions la Session Entertainment GmbH, l’organisateur des Christmas Sessions, et en particulier son directeur de production Daniel Greber, de nous avoir autorisés à filmer les préparatifs ainsi que l’événement 2024.
Le coup d’envoi de l’événement
La planification des Christmas Sessions commence deux ans à l’avance. Démarrer suffisamment tôt est essentiel, surtout pour les événements d’envergure. Les premières étapes consistent à réserver les espaces et à définir des paramètres de base tels que le nombre de concerts, ainsi qu’un calendrier prévisionnel. Nous avons accueilli les Christmas Sessions pour la 7ᵉ fois à Bienne. Grâce à la longue expérience de l’organisateur et de notre équipe, certaines tâches qui prendraient normalement beaucoup de temps peuvent être évitées, par exemple l’élaboration des plans de salles, qui existent déjà pour cet événement.
Cette approche précoce est à l’image du déroulement de nombreux autres événements que nous organisons à la CTS. Souvent, tout commence par une demande qui nous parvient par e-mail, par téléphone ou par le formulaire de contact de notre site internet. Nous clarifions certaines questions de base: de quelle taille sera l’événement? Quelle est l’infrastructure technique nécessaire? À cette phase, nous essayons d’obtenir des informations aussi concrètes que possible pour éviter des difficultés supplémentaires plus tard. Nous pouvons également proposer au client les espaces adaptés au Palais des Congrès, à la Tissot Arena, à la Plage ou à la Maison du Peuple, ici à Bienne. Nous disposons d’espaces très variés en termes de taille et d’équipements possibles. Fournir des conseils personnalisés à nos clients me plaît beaucoup. Dans notre travail, assurer un suivi individuel est indispensable.
Six mois à deux semaines avant: au cœur du sujet
Six mois avant les Christmas Sessions, la planification s’accélère. La vente des billets commence et nous recevons peu à peu des informations et des détails importants de la part de l’organisateur. Les concepts de sécurité, les autorisations de manifestations, etc. sont demandés par l’organisateur, mais parfois ils sont aussi utiles pour nous. Les instructions techniques de scène, ou encore le Stage Rider dans la langue de l’événement, ont également leur importance. Dans le même temps, nous établissons le contrat de l’événement et nous coordonnons de manière étroite toutes les parties concernées.
Pour de nombreux événements, cette phase est un classique. C’est souvent à ce moment-là que les premiers plans de salles et les plans détaillés sont élaborés. La plupart du temps, les clients viennent nous voir à l’avance pour effectuer une visite. Cela nous facilite les choses pour pouvoir adapter les préparatifs le plus précisément possible à leurs besoins individuels, ce qui occasionne moins de demandes de changements vers la fin. Je me souviens encore du premier événement que j’ai organisé en toute autonomie, au cours duquel j’ai précisément suivi tout ce déroulement. Le succès de cet événement et le retour positif du client m’ont montré l’importance de ce travail préparatoire intensif.
La phase critique d’avant l’événement
Pendant les deux semaines précédant les Christmas Sessions, la tension monte. Le plan de montage de l’organisateur est finalisé et nous organisons des réunions internes pour discuter des derniers détails. Pour cela, nous nous coordonnons surtout avec les équipes d’entretien et de restauration. Il faut préparer la salle de concert, poser des affiches et obtenir les autorisations nécessaires, par exemple pour le stationnement des bus et des camions de tournée.
Cette phase pleine d’agitation est différente pour chaque événement, mais elle a quelque chose de magique. Des demandes spéciales de dernière minute sont émises, ou encore des modifications de la disposition des sièges ou des adaptations techniques. C’est une période qui exige de la flexibilité et des réactions rapides. Même s’il y a parfois du stress, nous trouvons des solutions à chaque défi en équipe en vue de satisfaire notre client. J’apprécie beaucoup la confiance aveugle que nous pouvons avoir entre nous dans l’équipe de gestion des événements: que j’aie besoin du soutien de la direction de l’événement, des deux chefs de projet ou de ma collègue en gestion d’événements, nous sommes toujours là les uns pour les autres, comme une famille.
Pendant l’événement
Pendant les Christmas Sessions, une partie de l’équipe de gestion des événements de la CTS est en permanence sur place. C’est aussi le cas pour d’autres événements. Le chef de mission est l’interlocuteur principal pour toutes les demandes, qu’il s’agisse de résoudre certains problèmes ou d’effectuer des changements peu avant l’échéance. Nous nous concertons régulièrement avec l’organisateur et donnons des indications précises à notre personnel pour garantir que tout se déroule de façon harmonieuse. J’apprécie particulièrement le moment où tout ce travail acharné porte ses fruits, et où je vois que les invités apprécient l’événement et que l’organisateur a l’air content.
Ces moments me rappellent toujours pourquoi j’aime tant ce travail: ce n’est pas un travail de bureau classique. Il y a des périodes calmes et d’autres plus stressantes, mais il y a surtout ces moments où je peux être fière du travail accompli.
Après l’événement, place au rangement et au débriefing
Après le dernier spectacle, les travaux de démontage commencent souvent directe-ment, parce que les équipes de production de la tournée se rendent immédiatement au concert suivant, ou que les équipements techniques utilisés pour l’événement sont requis à un autre endroit. La salle est rangée et nous nous retrouvons pour le débriefing, aussi bien avec le client qu’en interne au sein de l’équipe. C’est l’occasion de réfléchir à ce qui s’est bien passé et à ce que nous pourrons améliorer la prochaine fois.
Pour finir, nous validons les comptes: c’est un processus de grande ampleur, mais cela nous permet aussi de clôturer l’événement et de nous réjouir du prochain projet.
La magie toute particulière des Christmas Sessions
Pour moi, les Christmas Sessions sont un véritable temps fort. En 2023, je n’étais pas encore directement impliquée, mais en 2024 j’ai activement participé à l’organisation et joué un rôle important. Pour moi, il est fascinant de voir comment un événement récur-rent se transforme au fil du temps. Lorsque des clients de la première heure reviennent vers nous pour d’autres événements, cela me remplit tout particulièrement de fierté. Cela confirme que chez la CTS, nous ne nous contentons pas d’organiser des événements: nous créons de véritables expériences qui marquent les gens.
Bien sûr, tout ne se passe pas toujours comme prévu et il arrive que les choses se précipitent à la dernière minute. Si quelque chose se passe mal pendant un événement que j’ai préparé et que je ne suis pas sur place moi-même, je me sens coupable. Dans de tels cas, un autre membre de l’équipe doit relever le défi et je ne peux pas l’aider. Mais cela fait partie du quotidien dans la gestion d’événements et en équipe, nous trouvons toujours une solution pour que le client soit satisfait.
Nos activités événementielles comportent beaucoup de moments émouvants, mais aussi des défis. C’est ce mélange qui rend le travail chez la CTS si unique. Qu’il s’agisse des Christmas Sessions ou d’un autre événement, chaque projet est un nouveau voyage, et je me réjouis d’en accompagner encore beaucoup d’autres.
